El control documental en la nube es uno de los temas recurrentes en foros especializados, prensa digital y redes sociales profesionales. Todos ellos se hacen eco de las múltiples ventajas que tiene colocar ese control documental en la nube, pero como gestores inteligentes no debemos olvidar que también puede tener serias desventajas. ¿Cuáles son unas y otras? Esa es la gran cuestión que vamos a resolver en las siguientes líneas. ¿Nos acompañas?

Control documental en la nube: ventajas principales

Como cualquier otro sistema de gestión documental cloud, el control documental en la nube tiene importantes ventajas para nuestra compañía. Veamos algunas de las más importantes para un negocio de alcance internacional:

1- Reducción de los costes de generar y archivar la documentación

Una de las grandes ventajas de ubicar nuestro control documental en la nube coincide con la gran ventaja de convertir nuestra oficina tradicional en una oficina digital: se eliminan directamente algunos de los costes más importantes de trabajar en papel.

Ubicar nuestro control documental en la nube nos ahorrará directamente el presupuesto anual necesario para adquirir remesas de papel, tinta para las impresoras, carpetas, separadores y fundas y, por supuesto, mobiliario de oficina para almacenar los miles de documentos que genera nuestro negocio a diario. Pero, además, no olvidemos que para que estos documentos se impriman, revisen y archiven necesitamos personas, administrativos en cada oficina o sede que se responsabilicen de esta importante tarea de gestión documental, un personal que lógicamente implicará unos costes directos e indirectos que nuestra empresa tendrá que asumir.

2- Mejora de nuestra RSE

RSE son las siglas de Responsabilidad Social Empresarial, un acrónimo que debería formar parte de nuestro ADN empresarial y que podemos demostrar de muchas y muy variadas formas: implementando políticas medioambientales y de reciclaje en nuestras oficinas, mejorando los sistemas de trabajo colaborativo para aprovechar mejor los recursos naturales y, por supuesto, implementando estrategias operativas que reduzcan el impacto negativo de nuestra empresa en el medio ambiente, el gasto de papel, electricidad, agua, gas…

Ubicar nuestro control documental en la nube es un importante paso para reducir ese impacto negativo, un paso que puede y debe dar cualquier empresa comprometida con su comunidad.

Control documental en la nube: desventajas principales

Como decíamos en la introducción a este artículo, ubicar el control documental de nuestra organización en la nube también tiene algunas desventajas, unos “contras” que debemos conocer para adoptar las medidas correctivas o preventivas que minimicen su repercusión negativa en nuestro negocio.

Ubicar y operar nuestro control documental desde la nube tiene varias desventajas, pero nosotros  hemos elegido las siguientes por su especial incidencia en la operativa de las grandes empresas de alcance internacional:

1- El riesgo de la seguridad y la privacidad

Siempre que hablamos de trabajar en la nube, tenemos que hablar de la seguridad y la privacidad de los datosque confiamos a terceras personas. Ubicar nuestro control documental en la nube implica que la responsabilidad de velar por estos datos queda fuera de nuestra influencia directa o, dicho de otra manera: que confiamos la llave de nuestros archivos a una empresa diferente de la nuestra.

No vamos a negar que ubicar el control documental en la nube implica asumir el riesgo de dejar en manos de otros la seguridad y confidencialidad de nuestros valiosos datos operativos. ¿Qué medida preventiva podemos adoptar para minimizar el riesgo?: elegir la mejor empresa proveedora certificada en seguridad informática que merezca la confianza que vamos a depositar en sus manos.

2- La posible desmotivación de nuestro personal senior

Hablar de control documental en la nube, de gestor avanzado de proyectos MDM o de soluciones informáticas avanzadas puede suponer un rechazo automático por parte de algunos profesionales senior de nuestra organización. Hablamos, como te imaginarás, del típico conflicto llamado brecha digital.

Por falta de conocimientos o por miedo a los cambios, los valiosos profesionales mayores que forman parte de nuestro equipo de trabajo pueden poner barreras a la implementación de mejoras en nuestro sistema de trabajo: el uso de plataformas de gestión y de trabajo colaborativo en línea, a la utilización de sistemas inteligentes de control de ventas, a la ubicación de sistemas de control documental en la nube…

¿La medida preventiva?: proveer a nuestros ejecutivos senior de soluciones informáticas adaptadas a sus conocimientos y que dispongan de una curva de aprendizaje amigable y escalable en el tiempo.

Nota original: https://smarterworkspaces.kyocera.es/blog/control-documental-la-nube-ventajas-desventajas/